اصول برنامه‌ریزی برای فریلنسرها
چرا باید برنامه‌ریزی کنیم؟
یه برنامه خوب مثل یه دستیار خوب می‌مونه که کارهای روزانه و اهداف تون رو بهتون یادآوری میکنه و بهتون کمک میکنه که از مسیر رسیدن به اهدافتون خارج نشین.
زمانی که به‌صورت کارمندی یا به‌عنوان عضوی از یک تیم کار و فعالیت میکنید، معمولاً ددلاین‌هایی دارید که باید به اون‌ها پایبند باشین و کار رو به‌موقع به پایان برسونید. در کنار اون یک ساعت کاری دارید که توی اون ساعت‌ها موظف هستید که بر روی task ها یا وظایفی که به شما محول شده کارکنید. بنابراین امکان کمی وجود داره که اگه با بهره‌وری مناسب کارکنید task هاتون رو به‌موقع به سرانجام نرسونید.
اما زمانی که به‌عنوان یک فریلنسر کار میکنید ساعت کاری و محیط کارتون رو خودتون انتخاب میکنید و درصورتی‌که برنامه‌ریزی درستی نداشته باشید ممکنه توی دام کم‌کاری یا کار بیش‌ازحد بیفتین که اگر هر کدوم از اون‌ها کنترل نشه میتونه آینده کاری شما رو به خطر بندازه. اگر درگیر کم‌کاری بشین و ساعت‌هایی رو که باید صرف کار کردن کنید رو به بطالت بگذرونین ممکنه نتونین پروژه‌ها رو به‌موقع و با کیفیت مناسب انجام بدین و درنتیجه اون پروژه و کارفرماهاتون رو از دست بدین و درنهایت نتونین به‌اندازه کافی درآمد داشته باشید.
در مقابل به این دلیل که ساعت کاری ندارین ممکنه کل روز رو کارکنید و از استراحت و تفریح غافل بشین که در این حالت هم به مرور زمان انرژی تون رو از دست میدین و درنهایت بازدهی تون کاهش پیدا میکنه.
بنابراین برای یک فریلنسر برنامه‌ریزی بخش مهمی از زندگیه که اگه به‌درستی انجام و به‌مرور به عادت تبدیل نشه، میتونه زندگی شخصی و حرفه‌ای اون فرد رو بهم بریزه.
اشتباهات رایج برنامه‌ریزی
زمانی که تصمیم داریم یک عادت جدید مثل برنامه‌ریزی رو تبدیل به یکی از کارهای روزمره کنیم، علاوه بر یادگیری اصول، نیاز داریم که در مورد اشتباهات رایج در اون زمینه هم بدونیم. چون گاهی افتادن توی دام این اشتباهات میتونه کل تلاش هامون در اون زمینه رو بی‌اثر کنه.
در ادامه اشتباهات رایج برنامه‌ریزی برای فریلنسرها رو با ذکر مثال‌های مرتبط بیان می‌کنیم. این نکات از اپیزود ۱۴ پادکست هلی‌تاک با موضوع «اشتباهات رایج برنامه‌ریزی» برداشته‌شده – مثال‌ها و توضیحات براساس شرایط زندگی و نیازهای فریلنسرها تغییر کرده – گوش کردن به این پادکست میتونه موضوعاتی که توی این مطلب بیان شده رو براتون روشن‌تر کنه و اطلاعات بیشتری در زمینه برنامه‌ریزی و اشتباهات رایج در اختیارتون قرار بده.
۱- کل روز رو برنامه‌ریزی نمی‌کنید
یکی از این اشتباهات رایج برنامه‌ریزی نکردن کل روزه. در زمان برنامه‌ریزی کردن لازم نیست که برای هر کار بازه زمانی دقیق مثل ۹ تا ۱۰ صبح در نظر بگیرین، اما باید بدونین که به‌عنوان‌مثال تسک‌های ۱ و ۲ باید در فاصله صبحانه تا نهار به انجام برسن تا شما بتونین بعد از نهار تمرکزتون روی تسک ۴ بزارین یا بدون تاخیر به باشگاه برین. همچنین برنامه‌ریزی کردن کل روز باعث میشه که در مقابل کارهایی که باعث حواس‌پرتی تون میشن بیشتر مقاومت کنین.
به‌عنوان‌مثال اگر شما به‌عنوان یک فریلنسر که تصمیم داره صبح‌ها کار کنه، بعدازظهر و سایر ساعت‌های روز رو برنامه‌ریزی نکنید و فقط یک To do list از کارهایی که امروز باید انجام بشه داشته باشید، احتمال زیادی وجود داره که در میانه کار متوقف بشید و تصمیم بگیرین که برای چند دقیقه سری به شبکه‌های اجتماعی بزنین یا یک پیام به دوست تون بدید و بابت شام دیشب ازش تشکر کنین و … و درنهایت همین موضوع باعث بشه که زمان زیادی از ساعت‌های مفید روزتون رو از دست بدین و مجبور شین برای به انجام کارهایی که توی To do list تون دارین بعدازظهر و ساعت‌هایی از شب رو هم اختصاص بدین.
لازمه که بدونید در هر بازه‌ی زمانی روز تصمیم دارید چه‌کاری رو انجام بدید تا به‌این‌ترتیب بهترین استفاده رو از روز تون و زمان تون بکنید.
۲- خیلی نزدیک رو می‌بینید
گاهی در زمان برنامه‌ریزی این‌قدر درگیر کارهای که باید در اون روز خاص انجام بدیم میشیم که برنامه کلی ماه رو فراموش می‌کنیم. به‌عنوان‌مثال این‌قدر غرق در انجام بخش‌های مختلف پروژه A میشیم که فراموش می‌کنیم که ۱۰ روز دیگه باید یک آپدیت جدید برای پروژه B تحویل بدیم و نیازه که ۲ روز در این هفته رو به پروژه B اختصاص بدیم و …
یه دلیل دیگه که باید در زمان برنامه‌ریزی تصویر بزرگ‌تر رو در نظر بگیریم اینه که ما معمولاً از تصویری که از آینده و اهدافمون داریم غافل میشیم و برنامه‌ریزی رو صرفاً بر اساس کارها و پروژه‌هایی که در دست داریم انجام میدیم و زمانی رو برای انجام کارهایی که ما رو در مسیر رسیدن به اهدافمون در طولانی‌مدت قرار میدن و باعث رشد فردی و شغلی ما میشن رو در نظر نمی‌گیریم.
فراموش نکنید که در زمان برنامه‌ریزی روز و هفته تون از تصویر بزرگ‌تر کارها و پروژه‌هایی که باید انجام بدین و اهدافی که در زندگی دارید غافل نشین.
۳- زمان پایان کار رو روز تحویل پروژه در نظر می‌گیرین
زمانی که دارین برای انجام یک پروژه یا آماده شدن برای یک امتحان برنامه‌ریزی میکنید، به این نکته توجه داشته باشین که مهلت پایان کار رو ۲ -۳ روز زودتر از تاریخ امتحان یا مهلت تحویل پروژه در نظر بگیرین. چون همیشه این احتمال وجود داره که مشکل یا کاری خارج از برنامه به وجود بیاد و شما رو از برنامه عقب بندازه یا بعد از تحویل پروژه متوجه بشین که ایرادهایی توی کار وجود داره که حل کردن اونا ممکنه ۲ – ۳ روز ازتون زمان بگیره.
در زمان برنامه‌ریزی کردن با توجه به حجم کار مهلت رو ۱ تا ۳ روز زودتر در نظر بگیرین تا اگه به مشکلی برخوردید یا کار بیشتر طول کشید از زمان‌بندی عقب نیفتید و به deadline تون برسید.
۴- کارها رو به دیگران واگذار نمی‌کنین
گاهی زمانی که به‌عنوان یک فریلنسر پروژه می‌گیرید، بخشی از پروژه کارهایی رو شامل میشه که توی انجامشون تخصص زیادی ندارید یا صرفاً از انجام اون لذت نمی‌برید و این موضوع باعث میشه که زمان زیادی رو با بازدهی پایین صرف انجام اون کار کنید و درنهایت از انجام بخش موردعلاقه خودتون هم لذت نبرین.
به‌عنوان‌مثال شما یک پروژه طراحی سایت گرفتید و توی طراحی UI به‌اندازه کافی ماهر نیستید. در این حالت میتونید اون بخش از کار رو به یه فریلنسر دیگه برون‌سپاری کنین و ذهن تون رو از انجام اون کار آزاد کنید و اون رو روی بخشی از کار که در اون تخصص دارید و از انجامش لذت می‌برید متمرکز کنید. شاید حتی برون‌سپاری بخشی از پروژه فرصتی رو براتون ایجاد کنه که در آینده همون فریلنسر طراح UI بخشی از کارش که توی اون تخصص زیادی نداره رو به شما برون‌سپاری کنه یا زمانی که سرش شلوغه شما رو به کارفرماها معرفی کنه.
توجه داشته بیشین که لازم نیست که همه کارها و بخش‌های پروژه رو خودتون به‌تنهایی انجام بدین میتونید بخش‌هایی که انجام اونا به دلیل نداشتن تخصص کافی ازتون زمان زیادی میگیره یا از انجامش لذت نمی‌برید رو برون‌سپاری کنید.
پروژه‌هات رو به یه فریلنسر متخصص برون‌سپاری کن.
۵- توانایی نه گفتن به کارفرما رو ندارید
گاهی زمانی که در میانه انجام پروژه‌ای هستید، کارفرما تصمیم میگیره که feature های دیگه ای به پروژه اضافه کنه یا صرفاً از شما میخواد که درازای دریافت هزینه بیشتر، کارهای بیشتری رو براش انجام بدین یا حتی یک مشتری قدیمی باهاتون تماس میگیره و ازتون میخواد که توی مدت زمان محدود تغییراتی رو توی پروژه اعمال کنید. احتمالاً دارین به این فکر میکنید که «این که خیلی خوبه، پروژه و کار بیشتر برابره با درآمد بیشتر!» اما باید به این نکته توجه داشته باشید که کار کردن فقط برای کسب درآمد نیست. زمانی که حجم و تعداد پروژه‌ها زیاد میشه، برنامه‌ریزی برای به انجام رسوندن بخش‌های مختلف کار سخت‌تر میشه و ممکنه این مسئله باعث بشه که پروژه تون به تأخیر بخوره یا مجبور بشین ساعت‌های طولانی‌تری رو برای کار کردن صرف کنید و به دلیل نداشتن استراحت بازدهی تون کاهش پیدا کنه و همین موضوع در طولانی‌مدت باعث حس ناکامی بشه.
در مواردی که ممکنه انجام پروژه‌های بیشتر و بزرگ‌تر باعث کاهش سطح رضایتتون از کار و افزایش استرستون بشه، به پروژه های جدید و کارهای بیشتر نه بگین.
۶- در بین کارها برای خودتون زمان استراحت در نظر نمی‌گیرین
معمولاً ساعت کاری که افراد برای خودشون در نظر می‌گیرن یه بازه زمانی بزرگه. به‌عنوان‌مثال ۹ صبح تا ۵ عصر، البته در حالت خوش‌بینانه مهلتی برای استراحت و نهار در ظهر در نظر می‌گیرند. اما آیا کار کردن در یک بازه زمانی طولانی بدون هیچ استراحت و وقفه منطقی و ممکنه؟
تحقیقات ثابت کرده که هر فرد بعد از یک بازه زمانی کار کردن به‌صورت تمرکز،
نیاز داره که مدت‌زمانی رو به استراحت و بازیابی انرژی اختصاص بده. بنابراین شاید
در یک روز کاری ۸ ساعته تنها امکان ۶ ساعت کار کردن به‌صورت مفید وجود داشته باشه.
چون به‌هرحال زمانی که خسته میشید یا تمرکزتون رو از دست میدین از پشت میز بلند
میشین و استراحتی به خودتون میدین. حالا اگه توی زمان بندیتون مدت‌زمانی رو برای
استراحت در نظر نگرفته باشید ممکنه بابت اینکه خسته شدید خودتون رو سرزنش کنید. این
طرز فکر علاوه بر اینکه اصلاً درست نیست، میتونه در طولانی‌مدت اعتماد به نفستون
رو کاهش بده.
مشکلی دیگه ای که ممکنه به‌عنوان یه فریلنسر براتون پیش بیاد اینه که معمولاً شما به‌تنهایی
توی خونه یا … کار میکنید و ممکنه زمانی که برای استراحت از پشت میزتون بلند میشید
بدون اینکه متوجه باشید مدت‌زمان زیادی رو صرف استراحت کنید و زمان مفیدتون رو از
دست بدین.
به‌عنوان یه فریلنسر ضروریه که علاوه بر ساعت‌هایی که کار میکنید، ساعت‌های استراحتتون رو هم برنامه‌ریزی کنید تا درنهایت در طول روز بتونین مدت‌زمان بیشتری رو با بازدهی بالا و بدون هدر دادن زمان و با استراحت کافی کار کنید.
۷- برای هر کار (Task) مدت زمان کافی در نظر نمی‌گیرید
یکی از رایج‌ترین مسایلی که توی برنامه‌ریزی باعث ناکامی ما میشه اینه که در زمان برنامه‌ریزی برای هر تسک مدت‌زمان کافی در نظر نمی‌گیریم و درنتیجه موفق نمیشیم که کار رو به‌موقع به سرانجام برسونیم. علت این اشتباه میتونه مسایل مختلفی باشه. اینکه تابه‌حال اون کار رو انجام ندادیم و نمیدونم چقدر زمان برای انجامش نیاز داریم یا اینکه به مدت‌زمان دقیقی که صرف هر کاری می‌کنیم توجه نکردیم یا صرفاً فقط زمانی که برای انجام اون کار نیاز داریم رو در نظر می‌گیریم و زمان‌هایی که برای استراحت، فراهم کردن امکانات برای شروع به کار و … نیاز داریم رو در نظر نمی‌گیریم.
در زمان برنامه‌ریزی تلاش کنید که مدت‌زمان انجام هر کار رو به‌صورت دقیق محاسبه کنید، در این صورت احتمال اینکه نتونید کارها رو بر اساس برنامه به انجام برسونید رو کاهش میدین.
۸- برای هر کار Deadline در نظر نمی‌گیرین
یه جمله که در زمان برنامه‌ریزی زیاد به گوشمون میخوره اینه که «کاری که زمان پایان نداشته باشه تا ابد انجام نمیشه!». البته این جمله اغراق آمیزه اما نمیتونیم این حقیقت رو انکار کنیم که وقتی‌که برای کارها زمان پایان در نظر نمی‌گیرید مدت‌زمان بیشتری از مدت‌زمان لازم رو برای انجام اون صرف میکنید و مدام انجام اون کار رو به تعویق میندازید و دچار اهمال‌کاری میشید. خصوصاً زمانی که به‌عنوان یک فریلنسر کار میکنید به دلیل آزادی عملی که دارید، احتمال اهمال‌کاری افزایش پیدا میکنه. بنابراین برای موفقیت پروژه ضروریه که برای خودتون ددلاین مشخص کنید و کارفرما رو در جریان ددلاین ها و زمانی که هر بخش از پروژه به پایان می‌رسد قرار دهید.
برای هر کاری که به لیست کارهاتون اضافه میکنید، با توجه به مدت‌زمانی که نیاز هست برای انجام اون کار صرف کنید یک‌زمان پایان مناسب در برنامه‌ریزی هاتون در نظر بگیرید تا احتمال اهمال‌کاری رو به میزان زیادی کاهش بدید.
۹- برای خودتون جایزه یا پاداش در نظر نمی‌گیرید
درسته که بهترین پاداش برای اکثر ما حس رضایتیه که بعد از به انجام رسوندن کارها بدست میاریم؛ اما برای اینکه بتونین عادت برنامه‌ریزی رو در وجودتون نهادینه کنید نیاز هست که بعد از به انجام رسوندن کارها بر اساس برنامه‌ریزی یه جایزه کوچیک مرتبط برای خودتون در نظر بگیرین که با کمک اون بتونین عادت برنامه‌ریزی و پایبند بودن به برنامه‌ها تون رو در وجودتون نهادینه کنید.
مثلاً زمانی که موفق شدین توی یک هفته کارها رو بر اساس برنامه‌ریزی و زمان‌بندی تون به انجام برسونید می‌تونین به‌عنوان جایزه برای خودتون یه دفتر برنامه‌ریزی یا اون چراغ مطالعه که مدت زیادی هست که دلتون میخواد داشته باشیدش رو بخرید.
