قالب رایگان فاکتور برای کسب و کارها و فریلنسرها

صدور فاکتور یکی از مسایلی است توجه به آن علاوه براینکه محاسبه درآمدها، هزینه‌ها و … را آسان‌تر می‌کند، به کسب و کار – خصوصا فریلنسرها و کسب و کارهای کوچک –  یک چهره حرفه‌ای می‌بخشد. این روزها با تشکر از شرکت‌های بزرگی مانند Google که ابزارهای رایگانی مانند Google Sheets و Google Docs را تولید کرده‌اند، صدور فاکتور بیش از پیش آسان شده و دیگر نیازی به‌صرف زمان زیاد و مبالغ هنگفت برای تولید فاکتور وجود ندارد.

در ادامه فاکتورهایی که از پیش طراحی و آماده‌شده‌اند در دسترس قرارگرفته‌اند. برای استفاده تنها نیاز است آن‌ها را تغییر دهید و برای مشتری ارسال کنید.

نکته خوب در مورد این فاکتورهای آماده این است که مبلغ کل به‌صورت خودکار محاسبه می‌شود؛ یعنی تنها نیاز است محصول / خدمت، تعداد واحد، قیمت و … را وارد کنید تا مبلغ نهایی ظاهر شود.

پیش از مشاهده فاکتورهای رایگانی که در ادامه در دسترس قرار داده‌شده است، نیاز است اطلاعاتی در مورد نحوه ویرایش آن‌ها در اختیار شما قرار دهیم. اگر مهارت کافی در ویرایش Google Sheets دارید می‌توانید پاراگراف بعد را رد کنید و مستقیماً فاکتور موردنظر خود را از میان فاکتور‌ها پیدا کنید.

طرز استفاده از فاکتورهای آماده در Google Sheet

اصولاً برای استفاده از هر یک از قالب‌ها، آن را از لینک ارائه‌شده بازکنید. پس از باز شدن در Google Sheets، روی File> Make a copy کلیک کنید. بعد از آن از نیاز است که یک نام برای آن در نظر بگیرید و مکان ذخیره‌سازی مشخص کنید.

زمانی که نسخه کپی شده در Google Sheets باز شد روی تصویر راهنما – اگر وجود دارد – کلیک کنید و آن را حذف کنید.

پس‌ازآن بر روی سطر اول کلیک کنید و آن را انتخاب کنید. سپس بر روی سطر کلیک راست کنید و آن را Delete کنید.

حالا زمان بررسی انواع فاکتورهاست.

 فاکتور برآورد میزان کار

این فاکتور یکی از پرکاربردترین فاکتورها برای پروژه‌هایی است که کارفرما از فریلنسر / شرکت مجری درخواست می‌کند که یه برآورد از کارهایی که نیاز است انجام دهد و مدت‌زمانی که صرف انجام آن کار خواهد شد ارائه دهد.

همچنین با توجه به ماهیت این فاکتور که برای تخمین و برآورد قیمت در نظر گرفته‌شده، سطری برای محاسبه مالیات در آن در نظر گرفته نشده است.

فاکتور کار ساعتی برای فریلنسرها

این فاکتور برای فریلنسرهایی در نظر گرفته‌شده است که قیمت هر بخش از پروژه را بر اساس مدت‌زمانی که برای انجام آن صرف شده محاسبه می‌کنند. در این فاکتور علاوه بر توضیحات و تاریخ، ستونی برای تعداد ساعت و ستون دیگری برای نرخ هر ساعت در نظر گرفته‌شده است و درنهایت امکان محاسبه مالیات بر روی مجموع کل فاکتور وجود دارد.

فاکتور با دو جدول

این فاکتور برای شرایطی در نظر گرفته‌شده است که در کنار فروش محصول، خدمتی نیز ارائه می‌شود؛ بنابراین این نیاز وجود دارد که در یک فاکتور دو جدول مجزا برای مشخص کردن هر نوع وجود داشته باشد تا خوانایی فاکتور افزایش پیدا کند و بررسی آن ساده‌تر شود.

 

فاکتور برای محصولات / خدمات

این نوع فاکتور به‌صورت هم‌زمان ساده‌ترین و پرکاربردترین نوع فاکتور است. در بخش توضیحات این فاکتور می‌توان هر نوع محصول، خدمت و … را اضافه کرد و قیمت تعداد را در مقابل آن قرار داد و مجموع کل با احتساب تخفیف و درصد دلخواه مالیات محاسبه کرد.

قالب پیگیری فاکتورها

برخلاف سایر فاکتورهایی در اختیار شما قرار داده‌شده، این فاکتور برای ارائه به مشتری / کارفرما ایجاد نشده است. کاربرد این فاکتور ردیابی فاکتورهایی است که برای پروژه‌های مختلف صادرشده است. در این فاکتور اطلاعاتی از قبیل شماره، تاریخ، سررسید پرداخت، نام کارفرما/مشتری، توضیحات، مبلغ و … پروژه‌های دیگر را در جدول گوگل شیت در کنار هم ذخیره می‌کنید تا پیگیری و وصول فاکتورها ساده‌تر انجام شود.

چگونه قالب فاکتورها در Google Sheets را تغییر دهیم؟

همیشه این امکان وجود دارد که قالب‌ها را متناسب با نیاز خود تغییر دهید. به‌عنوان‌مثال اگر یکی از قالب‌ها برای کار شما مناسب است اما سطر یا ستونی در آن کم یا اضافه است می‌توانید به‌راحتی تغییرات لازم را اعمال کنید. برای این کار، بر روی جدول کلیک راست کرده و Insert یا Delete را برای column یا row انتخاب کنید.

همچنین اگر قالب فاکتور از نظر زیبایی‌شناسی مانند فونت، رنگ و … مطابق با سلیقه شما نیست، می‌توانید با استفاده از گزینه‌های موجود در نوار ابزار در بالا، آن را به‌صورت دلخواه تنظیم کنید.

چطور فاکتور را به‌صورت  PDF / Excel ذخیره کنیم؟

این امکان وجود دارد که فاکتورها را در قالب Excel، PDF، Web Page و … دانلود و بر روی کامپیوتر خود ذخیره کنید. برای این کار بر روی File > Download  کلیک کنید. پس از آن از منوی باز شده فرمتی که تمایل دارید فاکتور شما با آن دانلود شود را انتخاب کنید.

برای ارسال فاکتور به مشتری / خریدار بهترین فرمت PDF است. پس از اضافه کردن تمام جزئیات لازم در فاکتور، بر روی File > Download > PDF document کلیک کنید. این فاکتور به‌صورت PDF بر روی رایانه شخصی شما دانلود می‌شود و می‌توانید فاکتور را پرینت بگیرید یا از هر روش دلخواه آن را برای کارفرما / مشتری ارسال کنید.

یکی دیگر از نیازهای فریلنسرها و صاحبان کسب و کار ارائه قراردادهای مناسب در آغاز همکاری و شروع پروژه است. در این مطلب انواع قراردادهای آماده به صورت رایگان آماده استفاده است.